LATAR BELAKANG

Jasa keamanan adalah salah satu bentuk jasa yang di gunakan untuk kebutuhan dunia usaha. Jasa  ini biasanya digunakan untuk keamanan gedung, universitas, perkantoran, rumah sakit, mall, apartemen, industry, sekolah dan objek vital serta tempat-tempat umum lainnya agar dapat memberikan rasa aman dan nyaman bagi para penghuni, tamu maupun pengunjung lainnya. Seperti hal nya perusahaan pada umumnya, perusahaan ini juga memiliki system administrasi.

Pengertian administrasi secara luas adalah sebuah proses penyelenggaraan kerja yang di lakukan bersama-sama untuk mencapai sebuah tujuan yang telah ditentukan. Kemudian di wujudkan melalui funsi-fungsi manajemen yang terdiri dari :

1.      Perencanaan

2.      Pengorganisasian

3.      Pelaksanaan

4.      Pengawasan

Dalam proses administrasi tentu terkait dalam kegiatan pengaturan sampai penentuan tujuan yang akan di capai dan semua itu di lakukan secara sistematis.

System administrasi dapat mempengaruhi citra dan kaulitas sebuah perusahaan. Karena dalam menjalankan kegiatan administrasi tidak di dasari dengan teori saja namun dalam kegiatan ini di dasari dengan kegiatan teori dan  praktek lapangan. Adapun kegiatan administrasi meliputi:

1.      Penyiapan sarana administrasi

2.      Pencatatan

3.      Pendataan

4.      Kegiatan pengarsipan dari kegiatan perusahaan tersebut

PERMASALAHAN

1)      Apa yang di lakukan perusahaan outsorcing jasa keamanan untuk persiapan sarana administrasi ?

2)      Bagaimana cara pencatatan administrasi dalam perusahaan outsorcing jasa keamanan?

3)      Mengapa dalam administrasi harus ada pendataan?

4)      Apa guna pengarsipan dalam administrasi?

                                  URAIAN                

1.      Apa yang harus dilakukan perusahaan outsorcing jasa keamanan untuk persiapan sarana administrasi?

      Di dalam sebuah perusahaan, administrasi ini sangat penting. Jadi administrasi harus di lakukan secara sistematis. Karena jika administrasi sebuah perusahaan tidak di lakukan secara sistematis akan mempengaruhi kualitas perusahaan tersebut. Ada beberapa tahap dalam system administrasi sebuah perusahaan, pertama-tama kita harus mempersiapkan sarana administrasi.

Untuk persiapan sarana administrasi kita membuat sebuah struktur organisasi sesuai kebutuhan perusahaan. Karena biasanya setiap perusahaan mempunyai struktur organisasi yang berbeda . namun pada umumnya struktur organisasi setiap perusahaan hampir sama. Perbedaan struktur organisasi perusahaan satu dengan perusahaan lainnyabiasanya adalah unsure mana yang paling dominan memegang fungsi pelaksanaan kegiatan perusahaan dan yang bertanggung jawab terhadap jalannya kegiatan perusahaan.

Disini kita tidak dapat menentukan jabatan mana yang paling dominan. Mengapa demikian? , karena masing-masing perusahaan memiliki unsur-unsur nama jabatan organisasi yang berbeda antara perusahaan satu dengan perusahaan lain. Di dalam hal ini yang terpenting adalah kepada siapa unsure jabatan tersebut  bertanggung jawab sampai pada unsur jabatan tertinggi dalam perusahaan tersebut.

      Menempatkan seorang administrasi yang ideal dalam masing-masing bagian. Disini kita mencari uunsur mana yang paling dominan dalam perusahaan. Biasanya unsure yang paling dominan dalam peerusahaan outsorcing jasa keamanan adalah bagiian operassional. Mengapa bagian operasional?, karena dalam bagian inilah yang menjadi urat nadi perusahaan, dimana lebih banyak membutuhkan SDM (Sumber Daya Manusia)baik di kantor mapun di lapangan.

Selain itu banyak ketimpangan kebijakan yang mempengaruhi atau mempersulit jalannya fungsi operasional. Hal inilah yang dapat berpengaruh terhadap kegiatan dan kualitas di lapangan. Meskipun kebijakan pimpinan yang menentukan adanya bagian administrasi yang mengatur kegiatan administrasi. Namun sebaiknya pimpinan menempatkan seorang administrasi pada setiap bagian pada perusahaan untuk melaksanakan kegiatan administrasi.

2.       Bagaimana cara pencatatan administrasi pada perusahaan  outsorcing jasa keamanan?

Di dalam system administrasi pencatatan merupakan salah satu hal yangpenting. Karena dengan adanya pencatatan itu mempermudah dalam kegiatan perusahaan. Selain itu pengertian administrasi sendiri merupakan kegiatan catat mencatat atau pencatatan. Adapun kegiatan pencatatan dalam perusahaan outsorcing jasa keamanan adalah sebagai berikut :

Ø  Membuat  format  kegiatan administrasi , format kegiatan ini di buat berdasarkan siklus kegiatan perusahaan kedalam bentuk format pengisian. Format tersebut berdasarkkan beberapa item antara lain :

a)      Nomor

b)      Waktu kegiatan

c)       Jenis kegiatan

d)      Keterangan

Hasil dari format tersebut dapat di simpan dalam bentuk arsip perusahaan. Adapun contoh kegiatan ini seperti:

a)      Form pengisian identitas karyawan

b)      Form laporan kejadian

c)       Ijin keluar

d)      Form absensi

e)      Buku mutasi jurnal

FORMULIR PENGISIAN IDENTITAS KARYAWAN

CV. AMAN SENTOSA

TAHUN 2010

Nama Lengkap                                  :               Muhammad irfan

Nama panggilan                                :               irfan

Alamat lengkap                                 :               pandan sari Rt.13, Belimbing raya,

                                                                                Murung pudak

Tempat tdan tanggal lahir             :               Tanjung, 19 februari 1993

No. telpon                                          :               085 754 332 667

Tanjung , 12 Maret 2010

Nama dan tanda tangan

Ø  Sistem koordinasi antara masing-masing bagian.

Mengapa system koordinasi harus di buat?, system ini penting dibuat untuk menyelenggarakan kegiatan administrasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Namun setiap perusahaan memilikikegiatan administrasi yang berbeda , jadi kemungkinan system koordinasi-nya juga berbeda.

Dalam hal ini dapat berpengaruh dalam ;

- Perencanaan

- Pelaksanaan

- Pengawasan kegiatan

Adapun sarana yang dapat di pergunakan dalam kegiatan ini antaralain adalah ;

-Email

-Penggunaan fasilitas computer

-Handphone

-Faximile, Dsb.

3.      Mengapa dalam administrasi harus ada pendataan ?

Selain pencatatan ada satu lagi hal yang penting dalam system administrasi. Apakah kegiatan itu?, kegiatan tersebut adalah kegiatan pendataan. Mengapa kegiatan pendataan itu penting?, karena di dalam perusahaan outsorcing jasa keamanan perubahan formasi atau mutasi anggota sangat tinggi. Hal inilah yang menyebabkan perlunya di buat sebuah data administrasi. Data tersebut dapat berbentuk daftar dari suatu proses kegiatan. Secara garis besar dapat di jelaskan sebagai berikut:

Pertama, membuat data calon anggota yang masuk dan yang diterima oleh bagian penerimaan. Ini berguna untuk mempermudah pencarian mengenai calon anggota yang diproses lebih lanjut maupun yang di tunda pelaksanaannya. Hal ini bias berupa;

§  Data nama

§  Tanggal melamar

§  Alamat tinggal

§  Nomor telepon

§  Referensi

§  Criteria

§  Keterangan

Kedua, membuat data hasil dari seluruh kegiatan pendidikan dan pelatihan calon anggota security, berupa:

§   siswa yang mengikuti pendidikan dan pelatihan

§  Rencana kegiatan

§  Daftar hasil tes fisik dan medis

§  Daftaar pengunduran diri

§  Daftar nilai siswa

§  Laporan kegiatan pendidikan dan pelatihan

Ketiga, membuat daftar kebutuhan anggota di lokasi disertai dengan catatan criteria yang di perlukan dari masing-masing lokasi, seperti:

§  Database

§  Daftar surat penugasan atau penempatan

§  Daftar anggota yang keluar

§  Daftar mutasi anggota

§  Daftar penempatan anggota tiap lokasi

§  Daftar anggota yang di rumahkan atau belum penempatan

 Keempat, menyusun daftar kebutuhan anggota sesuai dengan jumlah yang diterima:

§  permohonan barang,

§  checklist barang,

§  prosedur permohonan barang

§  dafttar pengambilan barang dan

§  tanda terima penyerahan barang.

Kelima, menerima :

§  daftar absensi dari masing-masing lokasi

§  daftar penempatan

§  daftar mutasi anggota

§  daftar pengambilan barang

yang akan di hitung sesuai dengan ketentuan perhitungan dari perusahaan.

Keenam, mendata dan menerima data yang aktif di lapangan untuk diberi fasilitas tunjangan, seperti:

§  tunjangan hari raya

§  jaminan kesehatan atau kecelakaan

hal tersebut dijadikan ketentuan yang harus dilaksanakan oleh setiap perusahaan menurut peraturan yang berlaku.

4.      Apa guna pengarsipan dalam administrasi?

Dari seluruh kegiatan-kegiatan diatas akan dijadikan arsip oleh perusahaan. Dimana disinilah akhir dari kegiatan administrasi perusahaan , di dalam pengarsipan data yang diperoleh harus disusun dengan aturan pengarsipan yang baik. Hal ini berguna untuk agar apabila pada kesempatan lain ada data yang diperlukan dapat dengan mudah untuk mencarinya.

KESIMPULAN

Administrasi merupakan salah satu komponen terpenting di dalam perusahaan. Dimana di dalamnya terdapat kegiatan-kegiatan yang berguna untuk mempermudah perusahaan dalam menjalankan kegiatan perusahaan.

Administrasi juga sangat berpengaruh pada sebuah perusahaan. Apabila system sdministrasi sebuah perusahaan tidak berjalan dengan baik , maka citra serta kualitas perusahaan tersebut juga terpengaruh tidak baik.

PENUTUP

Administrasi adalah sebuah ilmu yang penting untuk di pelajari, dan banyak fungsi dari administrasi. Bahkan kesuksesan sebuah perusahaan ditentukan oleh system administrasinya. Semoga makalh ini menambah wawasan pembaca tentang administrasi.